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Política de privacidad y tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

WELLNESS MINDS S.A.S. (en adelante “W.M”) es una Sociedad por Acciones Simplificada, constituida debidamente bajo las leyes colombianas, e identificada con NIT. 901.399.724-5 con domicilio en la ciudad de Bogotá, y quien bajo la presente política de privacidad y tratamiento de datos personales (en adelante “política de tratamiento”), es quien presta el servicio principal de conectar a los usuarios finales con profesionales capacitados en ofrecer sesiones de mentorías y acompañamiento en bienestar y crecimiento personal (en adelante “PROFESIONALES” u “PROFESIONAL”), además de otros servicios/productos complementarios enfocados en bienestar.

La política de tratamiento tiene como objeto proteger el derecho del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado dado al registro, ingreso y uso de la PLATAFORMA, y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da tratamiento a datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales. Asimismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los datos personales suministrados por los usuarios finales y profesionales. De igual manera se describen las finalidades de tratamiento de la información, se indica el área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.

2. Definiciones

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales  o jurídicas determinadas o determinables.

Titular del dato personal: Persona natural o jurídica cuyos datos son objeto de tratamiento. En este caso pueden ser tanto los usuarios finales como los profesionales.

Usuario final: hace referencia a las personas naturales que se registran en la PLATAFORMA con el correo electrónico de su elección y adquieren las sesiones de mentorías y acompañamiento en bienestar y crecimiento personal ofrecidas por los PROFESIONALES y/o demás de otros servicios/productos complementarios enfocados en bienestar mediante la PLATAFORMA o en los sitios web propiedad de W.M

Profesional o profesionales: son aquellas personas naturales profesionales capacitadas en ofrecer sesiones de mentorías y acompañamiento en bienestar y crecimiento personal

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.

Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas,morales entre otros.

Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el titular.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.

Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Habeas data: Es el derecho que tiene el titular de los datos personales de exigir a quienes administren los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales. En este caso, será W.M el responsable del tratamiento.

Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos. Puede ser una persona diferente a la responsable del tratamiento de datos, en este caso MEDIPREMIUM SERVICIOS MEDICOS, S.L.

Datos de contacto de W.M

  • Domicilio: Bogotá D.C.
  • Correo electrónico: info@zerostress.com.co
  • Teléfono: +(57) 601 7450145
  • Celular: +(57) 3102513696
  • Dirección: Calle 126 No. 7-26 Oficina 503

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Custodio de las bases de datos: Persona natural, que custodia las bases de datos personales.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio nacional, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado en nombre y por cuenta del responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

Transferencia: La transferencia de datos personales tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que se encuentra dentro o fuera del país.

Formas de recabar los datos personales: W.M podrá conocer, recolectar, almacenar y administrar la información del titular de conformidad con la política de tratamiento contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: i) por medio de LA PLATAFORMA, específicamente en el momento en el cual se crea la cuenta de usuario, ii) por medio del titular cuando este de manera voluntaria se los otorgue a W.M en el marco de una campaña comercial o de mercadeo.

3. Principios rectores para el tratamiento de datos personales

La protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la normatividad vigente, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento y/o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por las leyes nacionales e internacionales.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en cumplimiento de las leyes nacionales e internacionales frente al tratamiento de datos personales. 

4. Derechos de los titulares

    En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la ley y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:

    • Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento;
    • Derecho de supresión («el derecho al olvido») a su información personal objeto de tratamiento.
    • Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento;
    • Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento;
    • Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento;
    • Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
    • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento;
    • Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales;
    • Derecho a la limitación del tratamiento de sus datos personales;
    • Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles;
    • Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio para los titulares ubicados en Colombia, o para aquellos titulares que se encuentren por fuera de Colombia, ante la autoridad competente por infracciones a lo dispuesto en las leyes nacionales e internacionales frente al tratamiento de datos personales;
    • Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades;
    • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes;
    • Incluir derecho de

     5. Forma de recolectar los datos personales de los titulares de la información.

    La recolección de datos personales de los titulares de la información de la PLATAFORMA, se realizará por una o varias de  las siguientes formas:

    1. Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios finales y profesionales que acceden a la PLATAFORMA desde un navegador web. Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
    2. A través del acceso a la PLATAFORMA, creando el usuario y contraseña.
    3. Mediante las transmisión o transferencia por parte de terceros.

     6. Finalidades del tratamiento de los datos personales

    Los datos personales que recolecta W.M, son incluidos en la base de datos del encargado del tratamiento de datos personales a la cual tiene acceso el personal autorizado de W.M en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al titular de la información directamente a más tardar al momento de la recolección.

     

    • Recolectar, almacenar e incorporar los datos personales en la base de datos del encargado del tratamiento de datos personales;
    • Utilizar los datos en campañas de comunicación, mercadeo, divulgación, promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de W.M;
    • Utilizar los datos para fines administrativos y comerciales;
    • Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares de los datos;
    • Verificar y validar los datos suministrados;
    • Utilizar los datos para realizar estudios y análisis de seguimiento y mejoramiento del servicio y atención al cliente;
    • Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados;
    • Realizar los reportes a las centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras;
    • Utilizar la información suministrada para consultar listas restrictivas para la prevención de fraudes, lavado de activos y financiación del terrorismo;
    • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada;
    • Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de la PLATAFORMA, el servicio y la atención;
    • Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales W.M está obligada según lo contenido en las leyes pertinentes;
    • Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país;
    • Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de W.M; tales como actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a W.M entre otros;
    • Prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad;
    • Creación y administración de la cuenta del usuario final;
    • Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio;
    • Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
    • Realizar encuestas de satisfacción para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello;
    • Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios finales de la PLATAFORMA ante la dirección de contacto indicada;
    • Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales;
    • Transferencia o transmisión de datos personales nacional o internacionalmente a terceros con los que W.M desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer transmisión o transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa nacional;
    • Remitir información a los encargados del tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de W.M;
    • Transferir y transmitir sus datos personales a terceros aliados comerciales de M que ofrecen la PLATAFORMA
    • El cumplimiento de los demás requisitos establecidos en la normatividad aplicable.

    7. Autorización y consentimiento del titular

    El consentimiento y autorización por parte del titular de la información es un requisito legal que deben cumplir los responsables del tratamiento de datos personales, en este caso W.M. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

    Previo: La autorización la debe dar el titular de información de manera previa a cualquier tipo de tratamiento de datos personales.

    Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.

    Informado: El titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del tratamiento de los mismos.

    Todos los visitantes de la PLATAFORMA de W.M deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, antes de ingresar a esta los titulares podrán encontrar una casilla que dice “aviso de política de privacidad y tratamiento de datos personales” el cual debe ser leído y aceptado para poder hacer uso de los servicios ofrecidos en la PLATAFORMA, en el que a su vez se podrá acceder a la presente política de tratamiento.

    8. Canales de acceso y mecanismos dispuestos por W.M

    En desarrollo de la garantía de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, W.M habilitará canales de acceso para los titulares.

    Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Canal dispuesto por W.M

     

    • Atención electrónica: El titular del dato podrá realizar la solicitud a través del siguiente correo electrónico: info@zerostress.com.co;
    • Atención escrita: El titular del dato deberá realizar su requerimiento formal en la dirección Calle 126 No. 7-26 Oficina 503, Bogotá D.C. Colombia, acreditando de forma previa y suficiente su identidad;
    • SIC Facilita: El titular tiene la posibilidad de acudir al canal dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, en caso de que el titular de los datos sea colombiano.
    • Los mecanismos establecidos por la autoridad competente del país en el cual reside el titular de los datos.

    9. Tratamiento de datos personales sensibles

    W.M recolectará, almacenará y/o tratará datos sensibles. No se realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:

    • Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado;
    • Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
    • Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares;
    • Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

    . En todo caso y sin excepción alguna, W.M observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles. W.M ,no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de datos sensibles. Los datos sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad razonables. El acceso limitado a los datos sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

    No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el titular.

    10. Transmisión y/o transferencia nacional o internacional

    W.M podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.

    La transmisión o transferencia de datos personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

     

    • Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, W.M se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación en lo referente a la protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso;
    • De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de conformidad a como lo establezcan los tratados internacionales y la legislación nacional;
    • Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
      • Que el titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos;
      • Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud e higiene pública;
      • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
      • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales el Estado sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
      • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del titular.

    11. Vigencia.

    La presente política de tratamiento entra en vigencia a partir del día 7 del mes de septiembre de 2022.

    Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos del encargado del tratamiento de los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en esta política de datos o para que W.M pueda cumplir con sus deberes legales.

    Sin embargo, la información podrá ser revisada cada año para verificar la veracidad del dato y la finalidad de seguir con su tratamiento. De ser necesario W.M se reserva el derecho a modificar la presente política de datos de forma unilateral; sin perjuicio de esto y en caso de generarse algún cambio sustancial sobre la política de datos, se comunicará a los titulares.